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I prefer to scan my entire post incoming via iphone Readdle - Scanner Pro to my cloud and organize my personal document collection in following structure:
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Arbeit und Beruf Zeugnisse, Studienunterlagen, Diplome, Arbeits- und Ausbildungsverträge, Fortbildungsmaßnahmen, Arbeitsverträge, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Beurteilungen
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Fahrzeuge Fahrzeugpapiere, Unterlagen Kfz-Steuer, Rechnungen Reparatur, Belege zu Unfällen, Mitgliedschaften Automobilclub, TÜV- und ASU-Belege
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Finanzen und Steuern Steuererklärungen, Steuerbescheide, Kontoeröffnungen, Kontoauszüge, Freistellungsaufträge, Vermögenswirksame Leistungen, Kreditverträge, Aktien, Geldanlagen
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Gesundheit Krankenversicherung, Schreiben Krankenkasse, Impf- oder Mutterpass, Auslandskrankenversicherung, Pflegeversicherung, Rechnungen zu Behandlungen, Ärztliche Gutachten
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Persönliche Dokumente Heirats- und Geburtsurkunden, Familienstammbuch, Reisepass, Meldebestätigungen, Lebenslauf, Testament, Patientenverfügung, Vorsorgevollmacht, Meldungen zur Sozialversicherung
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Versicherungen Versicherungsverträge jeder Art, Versicherungsnachträge, Unterlagen zur privaten und gesetzlichen Rentenversicherung
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Wohnen oder Immobilien Mietverträge, Belege für Kaution, Nebenkostenabrechnungen, Verträge mit Versorgungsträgern (Strom, Gas, Wasser) und Telefonanbietern, Rundfunkbeiträge, Kaufbelege Wohnungseinrichtung und Elektrogeräte, Notarielle Verträge und Urkunden zum Eigenheim bzw. zur Eigentumswohnung, Grundbuchauszug, Rechnungen zu Reparaturen und Modernisierung
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Kinder Für jedes Kind wird ein Ordner mit folgenden Dokumenten angelegt: Geburtsurkunde, Impfausweis, Zeugnisse, Ausbildungsnachweise, Hobby, Mitgliedschaften in Vereinen
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Hobby, Freizeit und Sport Verträge zu Mitgliedschaften im Fitnessstudios oder Vereinen, Kaufbelege für Sportgeräte oder –Ausrüstung
Script for create folder structure in terminal...
mkdir -p "Arbeit und Beruf/Zeugnisse"
mkdir -p "Arbeit und Beruf/Studienunterlagen"
mkdir -p "Arbeit und Beruf/Diplome"
mkdir -p "Arbeit und Beruf/Arbeits- und Ausbildungsverträge"
mkdir -p "Arbeit und Beruf/Fortbildungsmaßnahmen"
mkdir -p "Arbeit und Beruf/Arbeitsverträge"
mkdir -p "Arbeit und Beruf/Lohn- und Gehaltsabrechnungen"
mkdir -p "Arbeit und Beruf/Beurteilungen"
mkdir -p "Fahrzeuge/Fahrzeugpapiere"
mkdir -p "Fahrzeuge/Unterlagen Kfz-Steuer"
mkdir -p "Fahrzeuge/Rechnungen Reparatur"
mkdir -p "Fahrzeuge/Belege zu Unfällen"
mkdir -p "Fahrzeuge/Mitgliedschaften Automobilclub"
mkdir -p "Fahrzeuge/TÜV- und ASU-Belege"
mkdir -p "Finanzen und Steuern/Steuererklärungen"
mkdir -p "Finanzen und Steuern/Steuerbescheide"
mkdir -p "Finanzen und Steuern/Kontoeröffnungen"
mkdir -p "Finanzen und Steuern/Kontoauszüge"
mkdir -p "Finanzen und Steuern/Freistellungsaufträge"
mkdir -p "Finanzen und Steuern/Vermögenswirksame Leistungen"
mkdir -p "Finanzen und Steuern/Kreditverträge"
mkdir -p "Finanzen und Steuern/Aktien"
mkdir -p "Finanzen und Steuern/Geldanlagen"
mkdir -p "Gesundheit/Krankenversicherung"
mkdir -p "Gesundheit/Schreiben Krankenkasse"
mkdir -p "Gesundheit/Impf- oder Mutterpass"
mkdir -p "Gesundheit/Auslandskrankenversicherung"
mkdir -p "Gesundheit/Pflegeversicherung"
mkdir -p "Gesundheit/Rechnungen zu Behandlungen"
mkdir -p "Gesundheit/Ärztliche Gutachten"
mkdir -p "Persönliche Dokumente/Heirats- und Geburtsurkunden"
mkdir -p "Persönliche Dokumente/Familienstammbuch"
mkdir -p "Persönliche Dokumente/Reisepass"
mkdir -p "Persönliche Dokumente/Meldebestätigungen"
mkdir -p "Persönliche Dokumente/Lebenslauf"
mkdir -p "Persönliche Dokumente/Testament"
mkdir -p "Persönliche Dokumente/Patientenverfügung"
mkdir -p "Persönliche Dokumente/Vorsorgevollmacht"
mkdir -p "Persönliche Dokumente/Meldungen zur Sozialversicherung"
mkdir -p "Versicherungen/Versicherungsverträge"
mkdir -p "Versicherungen/Versicherungsnachträge"
mkdir -p "Versicherungen/Unterlagen Rentenversicherung"
mkdir -p "Wohnen oder Immobilien/Mietverträge"
mkdir -p "Wohnen oder Immobilien/Belege für Kaution"
mkdir -p "Wohnen oder Immobilien/Nebenkostenabrechnungen"
mkdir -p "Wohnen oder Immobilien/Verträge mit Versorgungsträgern und Telefonanbietern"
mkdir -p "Wohnen oder Immobilien/Rundfunkbeiträge"
mkdir -p "Wohnen oder Immobilien/Kaufbelege Wohnungseinrichtung und Elektrogeräte"
mkdir -p "Wohnen oder Immobilien/Notarielle Verträge und Urkunden"
mkdir -p "Wohnen oder Immobilien/Grundbuchauszug"
mkdir -p "Wohnen oder Immobilien/Rechnungen"
mkdir -p "Kinder/Geburtsurkunde"
mkdir -p "Kinder/Impfausweis"
mkdir -p "Kinder/Zeugnisse"
mkdir -p "Kinder/Ausbildungsnachweise"
mkdir -p "Kinder/Hobby"
mkdir -p "Kinder/Vereine"
mkdir -p "Hobby, Freizeit und Sport/Verträge"
mkdir -p "Hobby, Freizeit und Sport/Kaufbelege"
Source: sos-buerodienste